Как начать пользоваться онлайн-бухгалтерией

Как подключить онлайн-бухгалтерию?

Онлайн-бухгалтерию подключаем автоматически при выполнении трех условий:

  1. ИП применяет систему налогообложения УСН «Доходы» или АУСН, ООО применяет АУСН.
  2. У ИП или ООО открыт расчетный счет в Т‑Банке.
  3. ИП или ООО зарегистрировали бизнес через сервис «Регистрация бизнеса» в Т⁠-⁠Банке.

Если ИП на УСН «Доходы», ИП или ООО на АУСН открыли расчетный счет в Т⁠-⁠Банке, но зарегистрировали бизнес через другой сервис, то для подключения онлайн-бухгалтерии нужно указать свою систему налогообложения. Вот как это сделать:

  1. Вы попадете на страницу добавления системы налогообложения. Заполните форму и нажмите «Сохранить».

    В поле «Система налогообложения» укажите УСН «Доходы» или АУСН.

    В поле «Начало действия» укажите дату перехода на УСН «Доходы» или АУСН. Если вы не меняли систему налогообложения, то эта дата будет совпадать с датой регистрации ИП или ООО.

    В поле «Окончание действия» выберите «По настоящее время».

    В поле «Налоговая ставка» укажите актуальную налоговую ставку. Ее можно узнать в личном кабинете ИП на сайте налоговой.

    Проверьте номер вашей налоговой инспекции и код ОКТМО. Скорректируйте их при необходимости.

Готово! Вы подключили онлайн-бухгалтерию.

Как подключить онлайн-бухгалтерию после смены системы налогообложения?

Чтобы пользоваться онлайн-бухгалтерией, ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСНО, НПД или ЕСХН нужно сменить систему налогообложения на УСН «Доходы» или АУСН. Инструкция, как сменить систему налогообложения

После смены системы налогообложения в ФНС измените данные в онлайн-бухгалтерии. Вот как это сделать:

  1. Нажмите «Указать другую систему».

  2. Заполните форму и нажмите «Сохранить».

    В поле «Система налогообложения» укажите УСН «Доходы» или АУСН. Если укажете другую систему налогообложения, то не сможете пользоваться онлайн-бухгалтерией. В поле «Начало применения» укажите дату из уведомления о переходе на УСН или АУСН. В поле «Налоговая ставка» укажите размер ставки в вашем регионе, ее можно узнать в личном кабинете ИП на сайте налоговой.

Готово. Онлайн-бухгалтерия будет рассчитывать налоги и взносы с указанного числа.

Как изменить систему налогообложения в онлайн-бухгалтерии?

После смены системы налогообложения в ФНС отредактируйте информацию в онлайн-бухгалтерии для корректной работы сервиса. Вот как это сделать:

  1. Заполните форму и нажмите «Сохранить».

    В поле «Система налогообложения» укажите новую систему налогообложения.

    В поле «Начало применения» укажите дату из уведомления о переходе на новую СНО.

  2. В появившемся окне нажмите «Изменить».

Готово, вы изменили систему налогообложения в онлайн-бухгалтерии.

Если вы сменили систему налогообложения на ОСНО, УСН «Доходы минус расходы», НПД, ЕСХН или ПСН, то после перехода вы не сможете пользоваться всеми функциями онлайн-бухгалтерии. Вам будут доступны только настройки и просмотр ленты операций. Уплатить налоги и взносы или сдать декларацию не получится.

Как изменить реквизиты налоговой инспекции в онлайн-бухгалтерии?

Чтобы скорректировать реквизиты вашей налоговой инспекции:

  1. В разделе «Система налогообложения» нажмите на значок редактирования.

  2. В поле «Налоговая инспекция» выберите нужную налоговую инспекцию.

    В поле ОКТМО укажите актуальный код ОКТМО. Узнать свой ОКТМО на сайте Росстата

    Нажмите «Сохранить».

Готово. Вы изменили реквизиты налоговой инспекции.

Зачем нужна лента операций?

Лента операций нужна, чтобы подтверждать операции. Без этого не получится корректно рассчитывать налоги и взносы и формировать книгу учета доходов и расходов.

Чтобы зайти в ленту операций, нажмите «Операции» в верхнем меню

Подтверждать операции. Вам нужно просматривать операции в разделе «Неучтенные» и присваивать им категории. Это помогает правильно считать налоги, взносы и формировать налоговую декларацию.

Формировать книгу учета доходов и расходов. Она создается автоматически на основе информации из ленты операций. Вы можете скачать книгу в любое время.

Что такое учтенные и неучтенные категории операций?

В ленте операций отображаются все операции по вашему расчетному счету. Они автоматически попадают в две категории — учтенные и неучтенные. Ваша задача — просматривать и подтверждать все операции из раздела «Неучтенные», чтобы они стали учтенными.

«Учтенные». Это операции, которым присвоена верная категория и система налогообложения.

Учтенные операции участвуют в расчете налогов, взносов, формировании налоговой декларации и КУДиР — книги учета доходов и расходов.

Если за год у вас не было доходов и расходов, заполняется нулевой КУДиР. Во всех графах книги проставляются нули.

Часть операций Т⁠-⁠Банк переносит в раздел «Учтенные» автоматически:

  • комиссии, плату за обслуживание счета и другие списания, которые не участвуют в расчете налога;
  • процент на остаток.

Чтобы остальные операции попали в этот раздел, вам нужно подтвердить их в разделе «Неучтенные».

«Неучтенные». Это операции, которым онлайн-бухгалтерия не присвоила категорию или систему налогообложения. Поэтому они не учитываются в расчете налогов и взносов.

В «Неучтенные» по умолчанию попадают почти все операции по вашему расчетному счету. Вам нужно просматривать их и подтверждать — переносить в раздел «Учтенные».

Чтобы корректно рассчитать налоги и подготовить отчетность для налоговой, нужно перенести все операции из «Неучтенных» в «Учтенные»

Зачем и как подтверждать операции?

Подтверждать операции — значит присваивать им категории, если онлайн-бухгалтерия их не присвоила или присвоила некорректно. Это нужно, чтобы сервис правильно рассчитал налог по УСН и АУСН и дополнительные взносы.

Допустим, вам на счет пришло 10 000 ₽. В онлайн-бухгалтерии нужно указать, к какой категории относится это поступление: например, это может быть наличная выручка. Если этого не сделать, сервис может некорректно рассчитать налогооблагаемую базу и увеличится сумма налога. Например, вы сами пополнили расчетный счет, а сервис присвоит операции категорию «наличная выручка». Тогда с этой суммы тоже придется заплатить налог.

Для корректного расчета налога и взносов ИП на УСН могут добавить в Т‑Бизнес операции по счетам в других банках, если они есть. Для этого нужно загрузить в личный кабинет Т‑Бизнеса выписки по этим счетам.

Как подтверждать операции на УСН

Подтверждать операции нужно, чтобы онлайн-бухгалтерия корректно рассчитала налог по УСН и дополнительные страховые взносы.

Для подтверждения вам нужно регулярно:

  • просматривать все операции в разделе «Неучтенные»;
  • присваивать им категории;
  • переносить в раздел «Учтенные».

Если у вас есть операции по счетам в других банках, советуем также добавить их в онлайн-бухгалтерию. Иначе сервис не сможет корректно посчитать налоги и взносы.

Просматривать все операции в разделе «Неучтенные». Советуем просматривать и подтверждать операции регулярно, не оставлять их на конец года. Иначе за год их может накопиться очень много, и вам будет сложно подтвердить все за один раз.

Регулярность зависит от вашего бизнеса. Если у вас каждый день проходит по счету 30 операций, то лучше подтверждать их каждый день. А если 30 операций в месяц, то и подтверждать удобно один‑два раза в месяц.

Сейчас предпринимателю нужно учесть 133 операции

Присваивать категории операциям. Тут может быть два варианта:

  • выбрать категорию самостоятельно;
  • онлайн-бухгалтерия уже присвоила категорию, и вам нужно перепроверить, все ли верно.

Чтобы выбрать категорию самостоятельно, отметьте операцию галочкой и выберите категорию в появившемся окне.

Чтобы изменить категорию или применить одинаковую к нескольким операциям, выберите нужные операции и нажмите внизу «Изменить категорию».

Для первой операции нужно выбрать категорию вручную: в названии есть красная надпись «Определите категорию». Второй операции банк автоматически присвоил категорию «Наличная выручка»
Вы можете выбрать сразу несколько операций и задать им нужную категорию

Переносить в раздел «Учтенные». Отметьте галочкой операции с верными категориями и нажмите кнопку «Учесть». Операции перейдут в раздел «Учтенные» и будут учитываться при расчете налогов и взносов.

Вы можете выбрать и учесть сразу несколько операций, а не одну
Как подтверждать операции на АУСН

Онлайн-бухгалтерия автоматически присваивает категории всем операциям. Но иногда сервис может неточно распознать категории, поэтому их нужно перепроверять.

Проверять операции можно каждый день или раз в месяц — зависит от того, сколько операций проходит по счету. Например, если за месяц было пять операций, можно проверить их в конце месяца. Но если их много, удобнее проверять каждый день.

При этом седьмого числа каждого месяца налоговая начинает рассчитывать налог к уплате, поэтому лучше проверить операции до этого. Если вы поменяете категорию после седьмого числа и из‑за этого увеличится сумма налога, образуется задолженность и на нее будут начисляться пени.

Проверить операции можно в личном кабинете Т‑Бизнеса:

  1. Перейдите в раздел «Счета и платежи», вы увидите список операций. Чтобы посмотреть категорию каждой операции, кликните по ней.
  2. В открывшемся окне проверьте категорию. Если хотите изменить ее, нажмите «Изменить».
    Сервис автоматически присвоил платежу операцию «Взнос собственных средств». Если все верно, можно закрыть окно и перейти к следующей операции
  3. Выберите нужную категорию в выпадающем списке, например «Пополнение от контрагента». Нажмите «Сохранить».

Готово! Вы изменили категорию операции, теперь онлайн-бухгалтерия сможет правильно рассчитать налог.

Какие операции учитываются при расчете налогов и взносов?

Для расчета налогов и взносов онлайн-бухгалтерия выбирает операции на основе категорий, которые вы им присвоили. Свели их в таблицу.

УчитываютсяНе учитываются
ВыручкаВозврат или получение займа
Агентские вознагражденияПополнение счета личными деньгами
Проценты на остатокВозврат денег от поставщика
Проценты по депозитамОшибочные поступления на ваш счет
Поступления по эквайрингуПереводы между своими счетами
Поступления из овердрафта
Учитываются
Не учитываются
Выручка
Возврат или получение займа
Агентские вознаграждения
Пополнение счета личными деньгами
Проценты на остаток
Возврат денег от поставщика
Проценты по депозитам
Ошибочные поступления на ваш счет
Поступления по эквайрингу
Переводы между своими счетами
Поступления из овердрафта

Как присваивать категории операциям

В онлайн-бухгалтерии ИП может рассчитать и заплатить авансовые платежи и налог по УСН «Доходы», а также 1% дополнительных страховых взносов.

Зачем нужна книга учета доходов и расходов?

ИП на УСН должны вести книгу учета доходов и расходов, ИП на патенте — книгу учета доходов. Книга нужна, чтобы отчитаться в налоговой.

Книгу не нужно сдавать в налоговую, но инспектор может попросить ее в любой момент. Если книги не будет, можно получить штраф 10 000 ₽.

Книгу учета доходов можно вести на бумаге или в электронном виде. Если ведете в электронном, ее нужно распечатывать и прошивать в конце каждого налогового периода. Как только начинается новый налоговый период, заводится новая книга. Для УСН «Доходы» налоговый период — календарный год. Для патента — срок действия патента.

В онлайн-бухгалтерии книга учета доходов и расходов формируется автоматически на основе операций, которые вы подтверждаете. Вы можете скачать книгу в любой момент:

Чтобы скачать книгу, выберите в верхнем меню «Операции». Книга будет справа, под блоком «Поиск операций»

Что делать, если я совмещаю две системы налогообложения?

Вы можете выбирать систему налогообложения по каждой операции или отнести операцию сразу к двум системам. Для этого:

  1. Проверьте, что в ваших реквизитах указаны верные налоговые режимы.
  2. Выберите нужную операцию или сразу несколько.
  3. Выберите систему налогообложения для выбранной операции — патент или УСН.
  4. Если операция относится сразу к двум системам, поставьте галочку в соответствующем поле. Вы сможете указать, какую сумму учитывать по каждой из систем налогообложения

Зачем добавлять операции, которых нет по счету в Т‑Банке?

В онлайн-бухгалтерию автоматически поступают только операции по счету в Т‑Банке. Если вы принимаете платежи наличными, у вас есть счета в других банках или вы платите налоги и взносы с другого счета, то онлайн-бухгалтерия не сможет правильно рассчитать налоги и взносы. Поэтому эти операции нужно добавить в сервис.

Чтобы добавить другие операции, вы можете:

Как автоматически загрузить операции из другого банка?

Чтобы автоматически загрузить операции из другого банка:

  1. Зайдите в раздел «Операции» и нажмите «Добавить операцию» → «Загрузить из другого банка»:
  2. Выберите нужный банк из списка. Если вашего банка в списке нет, значит, загрузить операции автоматически пока не получится. Тогда придется добавлять операции вручную или загружать выписку в формате 1С:
  3. Введите логин и пароль от личного кабинета другого банка. Операции загрузятся автоматически и отобразятся в разделе «Неучтенные операции».

Через онлайн-бухгалтерию можно только загрузить выписку. Управлять счетом в другом банке или переводить деньги не получится.

Как добавить операцию вручную?

Чтобы добавить операции вручную:

  1. Зайдите в раздел «Операции» и нажмите «Добавить операции» → «Добавить вручную»;
  2. Внесите информацию об операции.
  3. Если вам нужно внести несколько однотипных операций, поставьте галочку «Добавить еще одну операцию». Нажмите «Сохранить»;

Как загрузить выписку в формате 1С?

Чтобы загрузить операции из другого банка, сначала скачайте выписку в формате 1С из другого банка, затем загрузите ее в онлайн-бухгалтерию.

Скачайте выписку в формате 1С. Чтобы скачать выписку, зайдите в личный кабинет другого банка, сформируйте выписку в формате 1С и сохраните ее на компьютер. Из самой программы 1С ничего выгружать не нужно. Выписка 1С — это текстовый файл с расширением txt.

Чтобы ее скачать:

  1. Войдите в личный кабинет на сайте своего банка.
  2. Найдите в личном кабинете раздел с выписками. Обычно он называется «Выписки» или «Счета и выписки».
  3. Сформируйте выписку по всем счетам, где есть операции. В параметрах выберите формат «1С» и нужный вам период.
  4. Скачайте выписку на свой компьютер.

Загрузите выписку в онлайн-бухгалтерию. Для этого зайдите в раздел «Операции» и нажмите «Добавить операции» → «Загрузить выписку 1С»:

В появившемся окне загрузите файл выписки. Когда она загрузится, то отобразится в общем списке в разделе «Выписки 1С». Сервис автоматически распознает все операции и добавит их в список «Неучтенные».

Если сервис не сможет добавить какие-то операции, появится красная надпись. Вы можете открыть выписку, увидеть операцию с ошибкой и добавить ее вручную