Оформить расходы сотрудника

Зачем ИП и компаниям отчитываться о тратах по бизнес-карте?

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ИП на ОСН отчитываются о тратах на бизнес, чтобы уменьшить налог с доходов и обосновать траты по 115‑ФЗ. Как ИП на УСН уменьшить налог

Чтобы подтвердить расходы, номера и даты расходных документов записывают в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Если у налоговой будут вопросы о тратах, она заглянет туда. КУДиР не нужно сдавать в налоговую, но ИП обязаны хранить подтверждающие документы 5 лет. Этот срок отсчитывают с момента, когда документ в последний раз использовался для начисления налогов. Если у бизнеса нет КУДиР, налоговая посчитает это грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За это предусмотрен штраф — от 10 000 ₽.

Компании обязаны отражать в бухучете любые расходы и хранить подтверждающие документы 5 лет. Если не сделать этого, налоговая может оштрафовать компанию за нарушение правил бухгалтерского учета.

Кому нужно отчитываться о расходах по бизнес-карте?

Руководитель компании, ее сотрудники и сотрудники ИП отчитываются обо всех тратах по бизнес-карте. Чтобы подтвердить траты, владелец карты оформляет авансовый отчет и прикладывает к нему документ, который подтвердит оплату. Это может быть кассовый и товарный чек, накладная, бланк строгой отчетности, акт выполненных работ.

ИП на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» отчитываются только о расходах на бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список, что относится к тратам на бизнес. Список расходов для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» — п. 1 ст. 346.16 НК РФ

Чтобы доказать траты на нужды компании, нужны подтверждающие документы: накладные, акты, бланки строгой отчетности, чеки. Их прикладывают к авансовому отчету и сдают в бухгалтерию. Как оформить авансовый отчет

ИП на ПСН и НПД не отчитываются о расходах по бизнес-карте, потому что не ведут бухучет и платят налог без учета затрат.

ИП на УСН «Доходы» не отчитываются о расходах по бизнес-карте. Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, поэтому он может использовать их по своему усмотрению. Налоговая не будет проверять эти расходы.

ИП на УСН «Доходы» без сотрудников, ИП и ООО на АУСН могут подключить онлайн-бухгалтерию Т‑Банка. С ее помощью можно рассчитывать налоги, подавать платежки и вести книгу учета доходов и расходов в электронном виде. Это поможет отчитываться в налоговой. Подключить онлайн-бухгалтерию

Какие документы нужны, чтобы выдавать деньги сотрудникам под отчет?

ИП или компании не нужно выпускать отдельный приказ о выдаче денег сотрудникам с бизнес-картами — достаточно общего приказа о выдаче подотчетных сумм. Карты напрямую привязаны к расчетному счету, поэтому, если сотрудник снял наличные или оплатил покупку бизнес-картой, считается, что он получил деньги под отчет.

Чтобы учесть траты с бизнес-карты в бухучете, ИП или руководитель компании утверждает авансовый отчет, а бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете: «Дт 10 (08, 20, 26, 44) — Кт 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом». Как отчитываться о расходах по бизнес-карте

Нужно ли сотруднику с бизнес-картой писать заявление о выдаче денег?

Нет, так как считается, что сотрудник получил деньги под отчет, если снял наличные или расплатился бизнес-картой. При этом он все равно должен отчитаться обо всех расходах по карте. Как отчитываться о расходах по бизнес-карте

Как подтвердить представительские расходы?

Представительские расходы — это затраты на организацию и проведение деловых встреч. Оформляют представительские расходы предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО, сотрудники ИП или компании, а также руководитель компании.

ИП и компании на ОСНО могут уменьшить за счет представительских расходов налог, если потратят на них до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период. Сумму свыше 4% учесть для уменьшения налога на прибыль не получится.

Чтобы подтвердить, что мероприятие деловое, подготовьте такие документы:

• Приказ о проведении мероприятия — в нем указывают цель и участников.
• Смету расходов на мероприятие.
• Отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, где и когда проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если не представить эти документы, налоговая может расценить мероприятие как личное и не принять эти затраты в уменьшение налога на прибыль.

Сотруднику нужно отчитаться о расходах на мероприятие, если он оплачивал их бизнес-картой. Для этого понадобятся такие документы:

• авансовый отчет;
• чеки, квитанции, акты, накладные или счета-фактуры от контрагентов на ОСН.

Как оформить авансовый отчет

Как сотруднику отчитаться о расходах по бизнес-карте и оформить авансовый отчет?

Чтобы отчитаться о тратах по бизнес-карте, сотрудник заполняет авансовый отчет по форме AO‑1 и прикладывает подтверждающие документы. Это могут быть кассовые и товарные чеки, товарная накладная, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.

Если сотрудник снял наличные с бизнес-карты, а потом вернул ту же сумму, заполнять авансовый отчет не нужно.

Чтобы учесть расходы по бизнес-карте в бухучете:

1. Сотрудник сдает заполненный отчет в бухгалтерию и получает расписку о получении — отрезную часть формы АО‑1.
2. ИП или руководитель организации утверждает авансовый отчет, и организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные подотчетным лицом.
3. Бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете: «Дт 10 (08, 20, 26, 44) — Кт 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом».

Срок для сдачи отчета устанавливает ИП или компания в приказе о выдаче подотчетных сумм. Какие документы нужны, чтобы выдавать деньги под отчет

Что входит в командировочные расходы и как сотруднику их подтвердить?

К командировочным расходам относятся:

• суточные — деньги, на которые сотрудник питается, ходит в магазины и ездит по делам во время поездки;
• покупка билетов на поезд, самолет, аэроэкспресс;
• оплата такси или аренда служебной машины;
• расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто;
• расходы на гостиницу, хостел или аренду квартиры в месте командировки;
• затраты на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и непредвиденные расходы во время рабочей поездки.

О тратах из суточных отчитываться не нужно. Если остальные траты сотрудник оплачивал бизнес-картой, он должен оформить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Как оформить авансовый отчет

Если сотрудник компании был в командировке за границей, чеки и другие документы нужно построчно перевести на русский язык любым способом, например через онлайн-переводчик, и оформить на отдельном листе или в исходном документе.

Чтобы у налоговой не возникло вопросов о размере суточных, целях поездки или затратах на нее, перед командировкой компании или ИП выпускают специальные документы:

• Положение о командировочных расходах. В нем указывают размер суточных и перечисляют, какие затраты компания возмещает сотруднику в командировке.

  Образец положения о командировках DOCX

• Приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем прописывают цели поездки, ее сроки и источник финансирования.

  Образец приказа о направлении сотрудника в командировку DOCX