Как индивидуальному предпринимателю на УСН вести КУДиР

Что такое КУДиР

КУДиР — это книга учета доходов и расходов. В ней предприниматели должны отражать все операции, которые влияют на размер налога.

Такая книга нужна, чтобы:

• корректно считать налоги и заполнять декларации;
• контролировать, не превышен ли лимит доходов для упрощенной системы;
• подтверждать доходы и расходы, если у налоговой возникают вопросы;
• подтверждать доход для банка — например, перед оформлением кредита.

КУДиР должна быть у всех индивидуальных предпринимателей на УСН. Книгу нужно начать сразу после регистрации ИП, а потом вести по календарным годам: каждый новый год новая книга. Самому сдавать КУДиР в налоговую не надо — только по запросу инспектора.

Форма книги одна та же для ИП на УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы». Она утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА‑7‑3/816@. По ссылке можно скачать бланк КУДиР 2024 года и посмотреть подробные правила заполнения.

Если занимаетесь разными видами деятельности и совмещаете УСН с патентом, нужно вести две книги учета — для каждого режима свою. Для УСН — книгу учета доходов и расходов, для ПСН — книгу учета доходов.

В каком формате вести КУДиР

ФНС разрешает вести КУДиР и в бумажном, и в электронном виде. Выбирайте тот вариант, с которым вам удобнее работать. Но хранить нужно бумажную версию, поэтому электронную книгу в конце года распечатывают, сшивают, подписывают и заверяют печатью, если она есть.

Бумажную книгу можно:

• купить в книжном магазине или на маркетплейсе;
• скачать и распечатать с сайта ФНС или из справочно-правовых систем, например КонсультантПлюс.

Книгу в электронной форме можно:

• заполнять в таблице или документе на компьютере;
• вести в онлайн-сервисе для бухгалтерского и налогового учета.

Тем, кто уже начал вести бумажную или электронную книгу, но хочет перейти на другой формат, не обязательно ждать следующего года. Можно закрыть квартал в старой версии, например в бумажной книге, а новый начинать уже в электронной таблице или онлайн-сервисе. В конце года электронную книгу нужно распечатать, соединить с бумажной, которую вели в начале года, сшить и заверить как один документ.

Если вы ИП на УСН «Доходы» без сотрудников, можете подключить бесплатный сервис «Онлайн-бухгалтерия» от Т‑Банка. В нем КУДиР формируется автоматически на основе всех операций. Вам останется только проверить, что все расходы и доходы учитываются верно, и в конце года распечатать книгу.

Как правильно заполнять книгу учета

Книга 2024 года состоит из титульного листа и четырех разделов. Титульный лист заполняют все ИП.

Общие правила заполнения КУДиР тоже одинаковые для всех ИП:

• Записи делают только на основании первичных документов, например платежных поручений, чеков и накладных. В книге обязательно указывают реквизиты этих документов.
• Все записи вносят на русском языке. Если первичные документы, на которых основаны записи в книге, на другом языке, то у них должен быть построчный перевод.
• Операции записывают в КУДиР в хронологическом порядке. Нельзя записать выручку за сегодняшний день, а потом за вчерашний, про который забыли, — это будет ошибкой.
• Суммы указывают в рублях и копейках. Если проводили расчеты в другой валюте, нужно перевести сумму в рубли по курсу Банка России. Курс смотрят на ту дату, в которую прошла операция.
• Доходы вносят тем числом, когда получили наличные или деньги поступили на счет. Например, если клиент подписал договор на услугу и сделал перевод вечером 5 августа, а деньги пришли на счет ИП утром 6 августа, то в КУДиР ставят 6 августа.
• Вести книгу нужно, даже если вы не занимались бизнесом весь год или в отдельные кварталы, но официально от статуса ИП не отказались. В таком случае в строках книги можно проставить прочерки или оставить пустое место.
• В конце года у бумажной книги нужно пронумеровать страницы. На последней — поставить общее количество страниц, подпись ИП и печать, если она есть. Электронную книгу надо распечатать, сшить и оформить таким же образом. Заверять завершенную КУДиР в налоговой ИП на УСН не нужно.

Как вести учет в КУДиР ИП на УСН «Доходы»

Разделы, которые нужно заполнять, отличаются на УСН «Доходы» и УСН «Доходы минус расходы».

ИП на УСН «Доходы» заполняют раздел I. А предприниматели, которые платят торговый сбор, — еще и раздел IV. На август 2024 года такой сбор ввели только в Москве.

В раздел I обязательно вносят:

• доходы от предпринимательства, которые учитываются при расчете налога. Эти доходы перечислены в ст. 346.15 Налогового кодекса РФ;
• расходы за счет бюджетных средств, например, субсидии на открытие бизнеса.

В книгу не запрещено записывать и другие расходы на предпринимательство, которые на УСН «Доходы» не влияют на налоговую базу. Учет расходов в дальнейшем пригодится при анализе бизнеса.

В раздел IV записывают суммы уплаченного торгового сбора, поскольку они вычитаются из суммы налога.

Как вести учет в КУДиР ИП на УСН «Доходы минус расходы»

Предприниматели на этом режиме заполняют раздел I, справку к нему по итогам года, разделы II и III.

В раздел I записывают доходы от предпринимательства и расходы, которые уменьшают базу для расчета налога, например траты на сырье и инструменты для производства.

В конце квартала добавляют:

• расходы на основные средства, которые можно использовать для бизнеса больше года, например на оборудование;
• расходы на нематериальные активы, например на покупку товарного знака.

Все расходы, которые можно записывать в раздел I, перечислены в ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Вносят расходы тем числом, когда деньги списались со счета. Но из этого правила есть исключения. Например, расходы на товары, которые купили для перепродажи, записывают в КУДиР после того, как их приобрели конечные покупатели. А расходы на модернизацию оборудования вносят в КУДиР с даты ввода этого оборудования в эксплуатацию. Причем учитывают эти расходы не одной операцией, а равными долями в течение года.

Справку к разделу I заполняют в конце года: вносят суммы расходов и доходов за весь год, а также разницу между ними.

Если в прошлом году вы заплатили минимальный налог, который равен 1% от доходов, то в справке нужно отразить еще и разницу между ним и налогом, который рассчитан обычным образом: (Доходы − Расходы) × Налоговая ставка. Если к уплате было ноль рублей, разницей будет вся сумма минимального налога.

В раздел II вносят затраты на покупку или изменение основных средств и нематериальных активов. Затем эти затраты нужно разделить на число кварталов, которые остались до конца года, включая текущий, и перенести в раздел I.

Например, в мае вы купили новый станок за 300 000 ₽. Во втором квартале вы всю эту сумму вносите в раздел II. Во втором, третьем и четвертом кварталах записываете по 100 000 ₽ в раздел I и отнимаете от доходов за эти периоды.

В раздел III вносят убытки, которые будут вычитать из налоговой базы в этом году. Можно учитывать убытки за 10 прошлых лет. До конца 2024 года действует ограничение: налоговую базу можно уменьшить за счет убытков максимум на 50%.

Как исправлять ошибки в книге учета доходов и расходов

Ошибки в КУДиР нужно исправлять, даже если они не влияют на размер налогов. Вот несколько распространенных ошибок:

• неправильные суммы;
• неточности в реквизитах;
• лишние доходы — такое бывает, если предприниматель не учел возврат или дважды внес одну операцию.

В бумажной книге ошибку нужно зачеркнуть, написать верное значение, поставить дату и подпись. В электронной книге — просто поменять цифры или буквы.

Что делать, когда ошибка из книги все‑таки перешла в отчетность, которую уже сдали в налоговую:

• если ошибка привела к занижению налоговой базы, то после исправлений в КУДиР нужно подать уточненную декларацию;
• если ошибка привела к переплате налога, то уточненную декларацию подать можно, но не обязательно.

Сколько времени ИП должен хранить старые книги учета

Завершенную книгу, сшитую, пронумерованную, подписанную и заверенную печатью, если она есть, хранят минимум пять лет. Этот срок отсчитывают с 1 января того года, который следует за годом оформления КУДиР. Например, книгу за 2024 год обязательно хранить до 31 декабря 2029 года.

Если ИП на УСН «Доходы минус расходы» списывал убытки за прошлые годы, то ему нужно хранить старые КУДиР весь период списания убытков. Например, у предпринимателя были убытки в 2015 году, которые он постепенно списывал в 2016⁠—⁠2023 годах. В таком случае КУДиР за 2015⁠—⁠2023 нужно хранить до 31 декабря 2028 года.

Бесплатная консультация для начинающих предпринимателей

• Подберем подходящий налоговый режим
• Расскажем, как вести учет и платить налоги без ошибок
• Ответим на любые другие вопросы о запуске и развитии бизнеса

Подробнее

Что будет, если нарушить порядок заполнения КУДиР

Налоговая может запросить книгу учета при проверках, в том числе перекрестных — когда проверяют не самого предпринимателя, а его контрагента.

Если книги не будет или инспектор найдет в ней ошибки, ИП могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета. Сумма штрафа зависит от количества налоговых периодов, в течение которых ИП не вел или неверно вел КУДиР:

• в течение года — 10 000 ₽;
• в течение двух лет и больше — 30 000 ₽.

Если ошибки в КУДиР привели к недоимке по налогу, то ИП придется заплатить 20% от недостающей суммы, но не меньше 40 000 ₽.

Как вести КУДиР в Т‑Банке

В Т‑Банке есть две услуги, в которые входит ведение КУДиР: онлайн-бухгалтерия и бухгалтерское обслуживание.

Онлайн-бухгалтерия — это бесплатный автоматизированный сервис. С его помощью можно самостоятельно вести свой налоговый учет. КУДиР автоматически формируется в сервисе на основании операций по счету в Т‑Банке. Чтобы в книгу попали операции в других банках, нужно настроить автоматическую загрузку информации или загрузить платежи через выписку в формате 1С. Наличные поступления добавляют вручную. Скачать книгу можно в личном кабинете Т‑Бизнеса.

Бухгалтерское обслуживание — платная услуга. Вы получите персонального бухгалтера, который будет консультировать вас по любым вопросам и вести всю отчетность по предпринимательской деятельности, в том числе заполнять КУДиР.

Бухгалтерия для ИП

Помощь в ведении бухгалтерии — от 0 ₽

Подробнее