Что такое первичные документы?
По закону первичными документами бизнес должен подтверждать любую финансовую операцию, например покупку или продажу товара. Так, к первичным бухгалтерским документам относятся товарная накладная и кассовый чек. Они нужны, чтобы зафиксировать: сделка состоялась и все стороны в полном объеме выполнили свои обязательства. Как правило, такие документы оформляет поставщик товаров, работ или услуг, а подписывают все участники сделки.
ИП закупает офисные столы у компании «Мебель». Чтобы сделка состоялась, «Мебель» должна поставить столы предпринимателю, а ИП — оплатить товар. Эти факты нужно подтвердить первичными документами. Например, поставку столов можно подтвердить товарной накладной, а оплату — кассовым чеком.
Оформлять первичные документы можно на бумаге или в электронном виде. Главное, чтобы в них были такие реквизиты:
название документа, например «Товарная накладная»;
дата составления;
название купленного или проданного товара, оказанной услуги или выполненной работы;
количество товара и единицы измерения, например 1 шт. или 5 кг;
фамилии и подписи участников сделки: ИП или директора компании. Если есть бухгалтер, он тоже должен подписать документ;
печать участников сделки — если она есть.
Какие именно нужны документы, зависит от ситуации. Собрали в таблице распространенные сделки и первичные документы к ним.
| Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
| | Купля-продажа материалов или товаров оптом |
1. Договор поставки
2. Товарная накладная или универсальный передаточный документ — УПД от поставщика
|
| Доставка товара |
1. Транспортная накладная
2. Путевой лист
|
| Работы или услуги |
1. Договор подряда или оказания услуг
2. Акт выполненных работ или оказанных услуг
|
| Покупка материалов для нужд бизнеса |
1. Кассовый чек или документ, заменяющий его, например квитанция
2. Товарный чек — если есть
|
| Аренда имущества |
1. Договор аренды
2. Акт приема-передачи
3. Акт на арендные услуги, если этот документ указан в условиях договора
|
Купля-продажа материалов или товаров оптом
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Договор поставки
Товарная накладная или универсальный передаточный документ — УПД от поставщика
Доставка товара
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Транспортная накладная
Путевой лист
Работы или услуги
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Договор подряда или оказания услуг
Акт выполненных работ или оказанных услуг
Покупка материалов для нужд бизнеса
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Кассовый чек или документ, заменяющий его, например квитанция
Товарный чек — если есть
Аренда имущества
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Договор аренды
Акт приема-передачи
Акт на арендные услуги, если этот документ указан в условиях договора
Оплату можно подтвердить кассовым чеком или платежным поручением. Если вы не используете онлайн-кассу или работаете в труднодоступных местах, вместо кассового чека нужно выдать другие документы, подтверждающие оплату, — например, квитанцию или бланк строгой отчетности. Главное, чтобы в них были обязательные для первичного документа реквизиты.
Первичные документы нужно хранить в течение пяти лет, начиная с 1 января года, следующего за годом оформления. Например, если договор поставки оформлен в марте 2022 года, хранить его нужно до 1 января 2028 года. При проверке ИП или его контрагентов налоговая может в любой момент потребовать первичные документы. Если у предпринимателя их нет, он может получить штраф — от 10 000 ₽.
Зачем нужны первичные документы?
Первичные, или расходные, документы нужны для всех ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы», чтобы подтвердить расходы и заплатить меньше налогов.
По закону учитывать можно не все расходы, а только те, что помогают вести бизнес и получать прибыль. Они описаны в налоговом кодексе. Налоговая должна убедиться, что вы не записываете в расходах что‑то постороннее. Например, расходы на юриста и канцелярию можно учесть, а чек за кофе по дороге на работу — нет.
Если по расходам не будет подтверждающих документов, бухгалтер не сможет учесть их при расчете налога.
Какие первичные документы нужно представить бухгалтеру Т‑Бизнеса?
Какие именно первичные документы нужно представить, подскажет бухгалтер. Он напишет об этом в чате, если у него будут вопросы по учету конкретной операции. Точный список зависит от системы налогообложения и характера сделки. Что такое первичные документы
Например, предпринимателей на УСН «Доходы» часто просят представить агентские договоры и отчеты агентов с удержанными комиссиями, а ИП на патенте — договор аренды помещения и акты выполненных работ. Если ИП работает с зарубежными контрагентами, бухгалтер может запросить контракт с партнером, а чтобы проверить доходы наличными и по эквайрингу — отчет по выручке из онлайн-кассы.
В каком виде лучше отдавать документы бухгалтеру?
Отправляйте документы в связке: доходные и расходные сразу. Например, счет‑договор на поставку товара клиенту подтверждает доход, акт выполнения работы — расходы на оплату курьера. Это сэкономит время, не придется объяснять бухгалтеру, к чему относятся эти документы, или помнить, какие документы еще не прислали.
Называйте одинаково одни и те же товары в доходных и расходных документах, чтобы их было легко сопоставить.
Компания по организации праздников закупила ленточки для украшения зала. В товарном чеке покупку назвали «Ленточки».
После праздника ленточки остались. Их продали и в накладной написали «Украшения для праздника». Названия одного товара в чеках разные, поэтому бухгалтер не смог сопоставить покупку и продажу.
Есть ли лимит на количество загруженных документов?
Лимита нет, вы можете загружать любое количество подтверждающих документов.
Что произойдет, если я забуду загрузить документы для бухгалтера?
Не беспокойтесь, бухгалтеры Т‑Бизнеса свяжутся с вами и напомнят, что и к какому сроку прислать. После этого загрузите нужные документы в чат с бухгалтером.
Если я загрузил кассовый чек, можно не загружать товарный?
Мы не используем в учете товарные чеки, поэтому их загружать не нужно. Если в кассовом чеке не указано название продукта или услуги, бухгалтер свяжется с вами и скажет, какие документы нужно прислать, чтобы подтвердить операцию.
Когда ООО оплачивает расходы компании бизнес-картой, нужны ли подтверждающие документы?
Да, расходы по бизнес-карте нужно подтверждать первичными документами.
Какие расходы нельзя учитывать при расчете налогов?
В бизнесе бывают инструменты и услуги не на продажу: упаковка для товара, спецодежда для сотрудников, канцелярские принадлежности для офиса. Бухгалтер поможет определить, какие расходы можно учесть при расчете налога.
В налоговом кодексе прописано, какие расходы можно и нельзя учитывать предпринимателю. Вот что нельзя:
электронная подпись для участия в торгах;
оценка условий труда;
информационные услуги;
услуги организаций, которые предоставляют персонал, — например, клининговые или IT‑компании;
маркетинг — например, установка рекламных щитов;
корпоративы;
санаторно-курортные путевки для сотрудников;
аренда домашнего офиса — если предприниматель работает из дома;
счета за командировку и обучение владельца бизнеса;
ведение реестра акционеров;
реконструкция и покупка земельных участков;
неустойки — например, штраф за неуплату налогов;
подписки на издания и сервисы.
В каком случае мне нужно учитывать доходы при расчёте налогов?
ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы» должны учитывать доходы. Для подтверждения доходов нужны все первичные документы и счета-договоры.
В ООО учет доходов нужен для ведения бухгалтерского учета и для того, чтобы не допустить задолженности. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» учет доходов нужен, чтобы правильно рассчитывать налоги.
Для остальных организационно-правовых форм подтверждающие документы о доходах нужны в случае проверки банка или налоговой. Например, налоговая может попросить счет‑договор, чтобы подтвердить законность сделки с контрагентом. А еще документы о доходах могут пригодиться в суде — например, чтобы подтвердить факт сделки с недобросовестным контрагентом.