Почему для рабочего общения корпоративный мессенджер лучше универсального
Рассказываем, что такое корпоративный мессенджер, показываем его полезные функции на примере Тайма от Т‑Банка и советуем, на что обращать внимание при выборе
Мессенджеры бывают двух видов: универсальные и корпоративные. Универсальные предназначены для широкой аудитории. Корпоративные используются только для работы.
Корпоративный мессенджер удобнее и для компании, и для сотрудников. Например, компания может гибче управлять доступами к рабочим инструментам, а сотрудникам проще разграничивать личное и рабочее пространство.
Небольшим бизнесам стоит выбирать корпоративный мессенджер, переезд в который будет не слишком сложным и дорогим. Оптимальное решение — мессенджер с моделью SaaS, при которой программное обеспечение размещается в облаке.
Крупные бизнесы чаще выбирают on‑premise-модель, при которой программное обеспечение устанавливается на серверах компании. В этом случае у нее будет полный контроль над данными и она сможет как угодно дорабатывать мессенджер.
Тайм от Т‑Банка может полноценно заменить западные мессенджеры, которые ушли с рынка. В нем есть личная переписка, групповые чаты, треды, открытые и закрытые каналы, отложенные и регулярные сообщения, реакции и упоминания, сохраненные сообщения. А еще — больше 2 000 собственных ботов и расширений, которые помогут автоматизировать работу.
Мессенджеры бывают двух видов: универсальные и корпоративные. Универсальные предназначены для широкой аудитории. Примеры таких мессенджеров — Телеграм и Viber. Корпоративные мессенджеры используются только для работы. Известные корпоративные мессенджеры — это Slack, RocketСhat, MS Teams.
С 2022 года многие зарубежные компании стали уходить из России. Когда мы в Т‑Банке узнали о скором уходе Slack, начали искать инструмент, который смог бы его заменить. Достаточно быстро поняли, что в российском сегменте нет решений, которые устроили бы команду по всем параметрам. Поэтому разработали собственный рабочий мессенджер — Тайм. В этой статье будем рассказывать о корпоративных мессенджерах на его примере.
Плюсы корпоративного мессенджера по сравнению с универсальным
Разграничение личного и рабочего пространства. Если сотрудники используют для работы универсальный мессенджер, то на переписки с коллегами наслаиваются чаты с друзьями, новостные паблики и каналы с мемами. В итоге корпоративные чаты спускаются вниз и могут потеряться. Более того, человек может зайти проверить рабочую переписку, но увидеть новый пост в развлекательном канале и зависнуть там на полчаса.
Корпоративный мессенджер помогает всего этого избежать. В нем нет отвлекающих факторов и сотрудники могут работать эффективнее.
Управление доступом. В универсальном мессенджере после увольнения сотрудника нужно вручную удалять его из командных чатов. Это отнимает много времени, поэтому в некоторых компаниях надеются на то, что человек выйдет сам. Но он может либо забыть об этом, либо намеренно остаться и читать переписки.
Чтобы данные не утекали за пределы компании, доступ к мессенджеру должен быть только у нынешних работников. В Тайме, как и в любом корпоративном мессенджере, после увольнения сотрудника можно деактивировать его аккаунт — тогда человек не сможет сидеть во внутренних чатах и видеть конфиденциальную информацию.
Усиленная защита внутренней информации. В универсальном мессенджере сотрудники сами заводят учетные записи. Они могут поставить простые пароли и не включить двухфакторную аутентификацию. В итоге злоумышленникам будет легче взломать аккаунты и завладеть данными компании.
В корпоративных мессенджерах защита от кибератак на порядок выше. Например, в Тайме сотрудники проходят аутентификацию по технологии SSO. Для входа в корпоративные ресурсы им нужно запомнить только один логин и надежный пароль, который сгенерирует система. И в дальнейшем у компании есть возможность в любой момент изменять сотрудникам уровни доступа ко всем рабочим инструментам.
Интеграция с другими корпоративными приложениями, например CRM‑системами. У Тайма открытый API, поэтому в мессенджер легко интегрировать AI‑помощники, инструменты для разработки, управления проектами и другие. То есть компания может настроить Тайм под свои цели и процессы и сделать из него удобную рабочую платформу, где будут все привычные сервисы.
Уведомления в корпоративном мессенджере полезны, например, ИТ‑специалистам: через мессенджер, который всегда под рукой, проще отслеживать срочные алерты
Треды — ветки комментариев под сообщением. Когда сотрудника упоминают в треде или он сам оставляет там комментарий, то автоматически подписывается на обсуждение. После этого ему будут приходить пуш‑уведомления о новых сообщениях. Это помогает отслеживать важную информацию. Если тема больше не актуальна, подписку можно отменить.
В универсальных мессенджерах тредов либо нет, либо они недоработаны и ими неудобно пользоваться. В итоге информация может потеряться в общем потоке сообщений и сотрудникам приходится дополнительно фиксировать договоренности в почте.
Автоматизация процессов через workflow — конструктор бизнес-процессов. Через него можно настраивать простые действия без участия технических специалистов. Например, с помощью workflow можно структурировать корпоративное общение в канале: ограничить возможность свободно писать сообщения и заменить их обращениями через формы.
Пример того, как в Тайме через workflow организовано обращение в службу технической поддержки
Легкий поиск людей. В универсальных мессенджерах находить коллег довольно сложно. Чтобы написать конкретному человеку, нужно знать его номер телефона или ник.
В корпоративном мессенджере все гораздо проще и можно легко найти коллегу, с которым раньше ни разу не пересекался. Например, у Тайма есть синхронизация с Active Directory. Благодаря ей все сотрудники автоматически отображаются в адресной книге, и их можно найти по фамилии и имени или e‑mail.
Как внедрить корпоративный мессенджер
Процесс зависит от того, где разворачивается мессенджер: в облаке или на серверах компании.
Если компания выбрала облачное SaaS‑решение, то нужно зарегистрироваться в системе под корпоративной почтой. После этого откроется рабочее пространство, в котором можно создавать чаты сотрудников и общаться.
В on‑premise, то есть серверном решении, сначала нужно развернуть мессенджер в периметре компании и только после этого можно будет регистрироваться в системе и приглашать туда сотрудников.
Какие функции должны быть у корпоративного мессенджера для небольшого бизнеса
В первую очередь нужно определить подходящий тип мессенджера: SaaS или on‑premise.
SaaS — это модель, при которой программное обеспечение размещается в облаке на серверах провайдера. При on‑premise-модели программное обеспечение устанавливается на серверах компании.
В небольшом бизнесе, где работает до 300 сотрудников, бюджеты и человеческие ресурсы часто ограничены. Многие такие компании выбирают мессенджер с моделью SaaS, потому что переезд в него дешевле и проще:
SaaS‑решение оплачивается по подписке, поэтому не придется единовременно тратить крупную сумму на лицензии и оборудование;
обновление и поддержка включены в стоимость — компании не нужно собирать под это свою команду.
Но есть ситуации, когда небольшие бизнесы отдают предпочтение on‑premise-решению. Например, если есть строгие требования к конфиденциальности данных или нужны специфические настройки или интеграции.
Кроме этого небольшим компаниям важно, чтобы в корпоративном мессенджере были:
Максимально широкие возможности общения через текст. Например треды, отложенные сообщения, возможность настраивать разовые и регулярные напоминания, форматирование: курсив, цитаты, зашивание ссылки в текст и подобное. То есть все то, что делает письменное общение более удобным.
Понятный интерфейс и привлекательный внешний вид, чтобы сотрудникам было проще адаптироваться и пользоваться инструментом. В идеале нужно искать решения, которые похожи на те, что использовали в компании раньше.
Стабильная мобильная версия. Это особенно важно, если в компании много специалистов, которые бывают в разъездах или по другим причинам не могут пользоваться компьютерами. Например стабильная мобильная версия может быть важна сервисам доставки или строительным фирмам, у которых часть сотрудников находятся на выезде, а часть — в офисах.
Это самые частые требования, которые мы собрали по отзывам своих партнеров. Чтобы понять, какие функции нужны конкретному бизнесу, стоит проанализировать, для чего сотрудники используют мессенджер.
Например, в той же строительной фирме прорабы и менеджеры могут часто обмениваться фотографиями и документами больших размеров. Значит, корпоративный мессенджер должен быстро и бесперебойно передавать объемные файлы. А в компании, которая оказывает образовательные услуги, может быть в первую очередь важна качественная видеоконференцсвязь для проведения онлайн-занятий. В таком случае нужно искать мессенджер, где есть именно эта функция или возможность интеграции с подходящими инструментами.
На что обратить внимание при выборе корпоративного мессенджера для крупной компании
Крупные компании, как правило, склоняются к выбору on‑premise-версий. В этом случае они имеют полный контроль над данными и могут как угодно дорабатывать мессенджер. Например, такое решение предпочтительнее для юридических фирм, которым важно надежно защитить внутреннюю информацию от утечек, или для больших корпораций, которые будут переделывать мессенджер под свои процессы и задачи.
В части функциональности крупным бизнесам важны:
Высокая производительность и отказоустойчивость. Это особо важно, если компания планирует перевести в мессенджер несколько тысяч сотрудников, а сбои критичны для бизнеса. Например, так обстоят дела в онлайн-школах. Если мессенджер перестанет работать — сорвутся все уроки, запланированные на это время, и бизнес понесет убытки.
Интеграция мессенджера с чат‑ботами на основе ИИ. У многих крупных бизнесов процессы завязаны на технологиях, которые связаны с искусственным интеллектом, поэтому важно, чтобы корпоративный мессенджер поддерживал такие интеграции. Компании обращают внимание на то, насколько безопасным будет перенос данных, как в дальнейшем будет происходить подключение, изолироваться информация и контролироваться доступ к системе.
Продвинутая автоматизация бизнес-процессов. Крупные компании предпочитают мессенджеры, в которых есть расширенный функционал ботов и интеграций. Ведь тогда бизнесу не придется самостоятельно разрабатывать и внедрять нужные инструменты.
Плюсы корпоративного мессенджера «Тайм»
Полноценно заменяет западные инструменты, которые ушли с рынка. В Тайме есть все, к чему люди привыкли: личная переписка, групповые чаты, треды, открытые и закрытые каналы, отложенные и регулярные сообщения, реакции и упоминания, сохраненные сообщения.
Выдерживает большие нагрузки. Платформа гарантирует SLA 99,99%. Это значит, что сервис работает без сбоев и вероятность того, что сотрудники не смогут воспользоваться мессенджером из‑за технических неполадок, крайне мала.
Тайм будет стабильно работать, даже если в компании больше 50 тысяч сотрудников. Например, у нас в банке мессенджером пользуются 58 тысяч человек и в пиковые часы к нему подключено 42 тысячи устройств.
Помогает автоматизировать не только простые задачи с помощью workflow, но и сложные процессы. Мы разработали для Тайма более 2 тысяч собственных ботов и расширений.
Пример того, как с помощью Тайма можно автоматизировать процесс найма
Новые сотрудники через бот получают информацию, какие программы обучения им нужно пройти, и могут поделиться с HR‑специалистами обратной связью
Дает возможность создавать рабочие чаты с контрагентами. Внутри основного пространства в Тайме можно настроить отдельные каналы для работы с партнерами. Это безопасно: гости получают ограниченный доступ, поэтому не могут вступать в другие чаты и видеть конфиденциальную информацию.
Плюсы общения с контрагентами в корпоративном мессенджере точно такие же, как и для сотрудников: можно общаться в тредах, делать автоматические напоминания, писать отложенные сообщения, созваниваться по видео и аудио и т. д.
Так выглядит окошко для настройки гостевого доступа
А так — личная переписка с гостем. Она ничем не отличается от переписки с коллегой
Поддерживает видео- и аудиозвонки. Сейчас в Тайме возможна интеграция с Zoom, Jitsi и Контур.Толк. А в ноябре 2024 года появится встроенная видеоконференцсвязь.
В Тайме можно создать встречу внутри мессенджера — виджет придет в ленту чата
Работает на разных устройствах и операционных системах. Мессенджер можно использовать на разных операционных системах: Windows, macOS и Linux. Есть мобильные приложения для Android и iOS. Сотрудники будут на связи, даже если в течение дня им придется отлучиться с рабочего места.
